crossroads[28]仕事がはかどるITの活用法/若林健一

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こんにちは、若林です。立て続けにやってくる台風のせいで、悪天候が続きますね。雨好きな私でも、これだけ降られるのは困ります。

北海道では農作物に多大な被害があったとのこと。さすがに北海道まで復旧支援に駆けつけることは難しいのですが、傷んだ農作物でも進んで購入することぐらいとはできると思いますので、何らかの形で支援をしたいと思っています。





●文化の異なる企業間での共通点

26年半同じ会社に勤めた後の3年間で何度かの転職を経験した中で、それぞれの文化の違いというものを感じる一方、中小企業の場合いわゆるIT系の企業であっても、ITの活用が遅れているところがほとんどです。

何をもって遅れているというのかは難しいところですが、私の周りは私を含めて予定はGoogleカレンダーで共有し、ファイルのやり取りはメールの添付やファイル保管サービスではなくクラウドドライブ、タスクの管理はBacklogやredmineで行い、打ち合わせは画面共有で資料を見ながらのビデオカンファレンス、といったことを仕事以外でもやっています。

そういった環境と比べてなので、ややハードル高めな基準であることは否めませんが、それらをいくつか差し引いてもやはり中小企業のIT化は遅れています。

●組織で使いたいITツール

IT化といってもそんな大げさなことではなく、以下のようなことを組織で導入するだけでよく、これだけでも日々の業務の効率が飛躍的に向上します。

1)webベースの予定や社内の通達的な情報の共有

予定の共有は基本だと思うのですが、意外と浸透していないことに驚きます。今なら個人ではGoogleカレンダーに予定を入れている方も多いのに、仕事になると机上のカレンダーに手書きという方が多い。

予定の共有といっても難しいことはなにもなく、予定を入力する共通の手段(グループウェアやクラウドのカレンダー)に日々入れていくだけなんですけどね。

これをやっておくだけで、会議の招集の手間が大幅に減らせる。手間が減らせるどころか、すべての人の予定が共有されていれば、参加予定者の空いている日時をすぐに見つけられるわけですから、即決です。

メールでの会議の調整なんて、参加者全員の返事を待っている間に別の予定が決まってしまって再調整、みたいなことが起こりがちですからね。

2)ファイルのやり取りはメール添付ではなく、共有フォルダ。できればクラウドドライブ

これ、ITを苦手とする方が多い組織では必ずやるべきです。メールの添付ファイルって、つまりファイルを各個人任せにしている状態なので、後から改訂版を送ったのにそちらを見てもらえていないとか、最悪のケースでは古い方のファイルにガッツリ変更作業をやってて、一からやり直しということにもなりかねません。

いわゆる共有フォルダを作って管理でもいいのですが、できればGoogle Driveのようなクラウドサービスの方がいいですね。URLをクリックするだけでファイルが開けますし、他の人が開いているかどうか気にすることなくいつでも編集ができます。

最近は、インストール型のオフィスソフトウェアでも、共有ファイルの同時編集が可能になっているようですが、やや力づくで実現しているという印象が否めず、何かの拍子に壊れてしまいそうな気がして、あまり積極的に使いたくないなというのが私の印象です。根拠はないのですが。

3)会議の議事録は、共有ドキュメントを同時に編集しながら、会議の終わりと同時に完成

会議の議事録って、確認が回ってきた時に「あれ? こんな話になってたっけ?」ということが起こることも少なくなく、次の会議の時に前回の認識不一致を解消するところから始めるケースも多々有りますので、会議の終わりのタイミングで、出席者全員が議事録の確認を終わっているというのは、実際に体験してみるとその良さがわかります。

●心理的障壁と経済的障壁

こんなに便利なのに導入が進まない、導入に積極的にならないのには二つの障壁があります。

ひとつは、使う人の心理的障壁。今までと違うやり方をすることにより面倒になるんじゃないか? 結局やらないんじゃないか? という印象。

そう、あくでも印象であって、実際にやってみてどうなるかは別なのです。「ひとりでも使わなかったら使えなくなる」という声もよく聞くのですが、そんなことはないんですけどね。

なんだか、「うまくいくかどうかわからない」ということだけがひとり歩きしている感じです。

もうひとつは経済的障壁、導入と運用コストです。例えば500円/月のサービスを100人で使うと5万円/月、60万円/年となります。これを高いとみるか妥当と見るか。先にあげた心理的障壁と合わせると、やはり高いってなってしまうみたいですね……。

こういったことと戦っている担当者はたくさんいると思うのですが、私もまだまだ戦っていきます。これからの方が同じ思いをしなくて済むように。


【若林健一 / kwaka1208】
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